管理瓶颈是道坎

宗麟贸易是一家外贸公司，成立于96年，近年来发展迅猛，但张总却一直为公司的管理问题而困扰，由于长期以来没有采取制度化管理，特别是从创业初期沿用至今的松散管理，造成员工工作随意性大，缺乏规范性与严谨性，导致组织执行力下降，这种模式已经不能满足公司当前发展的需要。张总谈到了一些典型现象，这些细节没做好，就是企业发展的一道坎：

•  员工日常工作很难监督，例如采购员，说是外出办事，一去就是一天，但事情办得怎么样，往往没有结果，也无从监督

•  制度很难严格执行，员工长期以来形成的习惯，总在不知不觉中破坏制度

•  客户资料都在业务员电脑上，公司管不到

•  员工上手慢，暂时停留在师傅带徒弟的阶段，由于没有建立知识平台及管理规范，公司知识并不能有效积累

•  ……

E系统，就是我想要的

张总两年前就安排人力资源部的罗先生 进行软件选型，试用了很多管理软件，包括不少知名软件，但始终觉得不能适应公司管理的需求，不符合提升管理的初衷，这些软件基本都是偏重于业务数据的管理，而忽略了一家企业本质的管理要求，没有打造好良好的管理基础，就算上了业务系统，也不能更改管理现状，提升不了企业的管理水平，治标不治本。

实际上，张总的观点与E系统的理念是不谋而合的，信息化建设讲究循序渐进，步步为营，万丈高楼平地起，把企业的管理基础打好了，员工在这个管理平台中养成一个良好的工作习惯，提升工作效率，接下来再上业务系统就水到渠成了。

看到浩瀚资讯06年11月份杂志上的宣传，E系统的产品理念一下子打动了张总，“E系统，就是我想要的”，看完产品演示后，一周内就拍板定下来，选择E系统的理由很简单，管理软件的本质是要提升企业管理，张总就是看中了E系统中蕴涵的管理思想。

联合一直持这样的观点：管理软件必须要有思想，不能只是对企业原有流程的电子化，而是通过信息化手段对企业管理水平的一种提升，满足企业管理能力不断提升的要求，管理软件应该是管理思想的承载，什么样的管理思想决定什么样的管理软件。

基础数据，决定产品上线成败

信息化讲究“三分技术、七分管理、十二分数据”，罗先生是宗麟公司的人力资源部经理，负责E系统上线，刚开始觉得两天就可以完成基础数据的准备，等到着手准备时，才发现很多数据都是涉及到企业的管理规范及要求，都是属于企业的管理基础，没有那么简单。实际上，数据准备过程就是企业对自己核心能力的一种建设，帮助自己练好内功，理顺内部管理。

首先是审批流程的定义，什么样的条件走什么样的审批流程，没有上E系统之前，似乎是很清楚，但又不清楚，有较大的随意性，但在E系统中，就必须要很具体很严谨，才可以在系统中定义，审批流程才可以正常流转。公司高层专门组织了讨论会，对审批制度中角色权限、审批环节作了明确规定，解决了一直以来存在的模糊地带。

其次是对主数据的分类，例如客户分为哪些级别、哪些类型、哪些行业、哪些销售区域等等，这些数据以前都有分类，但是否科学，是否严谨，是否符合管理需要，没有深入去研究，在E系统中，必须要严格定义，而且一旦启用就是作为一种规范去执行，这就要求公司管理层要仔细思考与分析，而不是拍拍脑袋就定下来了。

第三是对知识库的目录分类，这涉及到整个企业的知识结构，以前每个人都是根据自己的意愿存放文件，分享文件，现在E系统要上线，管理层就需要好好思考一下，如何去建立企业的知识体系，来帮助企业创造新知识，发现、获取、共享和利用现有知识来提升企业竞争力。

打通管理任督二脉，离不开制度保障

经过两周紧张的数据准备，E系统开始上线运行，管理层有点担心系统上线后，如果员工只是随意录入一点数据，应付了事，那么就远远达不到应用的效果，该如何去解决这个问题呢？联合的服务工程师传递了丰富的应用经验：管理软件是体现出企业的管理思想，是管理思想的一个载体，它也需要有配套制度去要求员工执行，而且在系统上线之初，最好要有奖惩，才能更好地保障系统运行。

例如客户资料，如何保证客户信息的完整性、准确性与及时性，这也是产品应用成功与否的关键，尽管E系统对客户信息的完整性作了控制，但也不能规避业务员录入一些垃圾信息应付了事，特别刚开始应用时，业务员对客户信息就录一个名称，其他信息则具有较大随意性；对于日常工作记录，也只是简单写一个标题，至于详细的情况，则是一片空白。

因此我们建议宗麟公司要求员工录入客户基本信息必须包括名称、类别、行业、电话、传真、联系人、邮编、通讯地址等等，客户交往记录必须包括时间、地点、内容、联系的效果以及下一步措施，业务员当天在E系统录入交往信息要采用关闭操作（在E系统中，关闭后的信息将不允许修改），人力资源部每天在E系统当中检查客户的基础信息以及当天的交往记录，发现不符合条件的信息，及时提醒并作为考核依据，确保数据的准确性与及时性。

目前，E系统的应用已初见成效：知识库正在有条不紊地获取与分享知识、制度井然有序地执行、员工活动得到有效记录与监督、客户信息得到全面整合。这些成效，正是E系统所期望的，打通管理的任督二脉，推动广大中小企业管理进步。

展望未来，任重道远

信息化建设要随着企业发展不断深化应用，在E系统上线运行一段时间后，下一步宗麟公司将继续借助联合专业的管理软件产品E系统，对整个应用系统的深化及延伸，计划在今年5月份上采购与库存管理模块，在现有管理平台的基础上，将外贸业务也纳入信息化管理，全面提升企业竞争力。

接下来，同业间的竞争更多是管理的竞争，您准备好了吗？

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