中小型企业发展壮大为大企业，一般经过四个阶段，初创期 → 立足期 → 内部重组期 → 二次创业期，内部管理随着企业发展而不断细化，目前大型企业普遍已完成信息化项目的建设，借助管理软件实现了内部的精细化管理，而作为中小型企业，经过近十年来政府、厂商、媒体的积极推广及外部竞争的压力，也逐步意识到管理信息化是实现精细化管理，全面提升管理水平的重要手段。那么精细化管理在软件中是如何实现的，本期我们专门从软件功能的角度来探讨这个话题。

一、实现精细化管理的功能

精细化管理主要表现在两个方面的协同，作为管理软件必须实现这些管理目标，才能真正帮助中小型企业实现精细化管理：

•  人的协同：如何通过工作协同来提升团队效率；如何通过知识积累来加快团队成长；如何通过流程协同及过程监控，提升客户满意度，实现客户价值最大化

•  物的协同：如何通过流程协同来实现物流一体化，降低库存

协同办公

“协同无效率，执行效果差”，这是缺乏团队有效协同的典型结果，中小型企业在初创期时，普遍都是一人多岗，每个人身兼数职，此时不存在员工协同方面的问题，而且工作责任也明确到人，但随着企业进入立足期，每位员工逐步专职化，同一件事情就需要多人协作完成，此时如果没有管理制度及管理软件系统，往往会造成职责不清，各自为政，遇事推诿，内耗严重。

协同办公能较好结合企业管理制度，全面提升团队协同的效率，提高执行效果。协同办公平台提供各项工作的审批功能，加强了工作流程的执行和监控，强化了制度管理规范，例如工作计划、工作总结、请示报告、请假管理、外出登记、合同评审、发货申请、收款确认、发票申请、费用报销等行政办公事项。有了这个基础，内部职责分明，可以大大降低部门间的沟通障碍，避免工作推诿的问题。

知识管理

“知识难积累，团队成长难”，团队越来越大，但是效率越来越低，中小型企业在初创期，往往依赖于人对知识的积累，而不是通过制度化的方式形成知识库，这造成辛辛苦苦积累多年的知识经验，员工无法有效利用，工作效率当然无法提高了。

知识管理平台提供内部信息交流平台，包括消息管理、文档管理、公告、通知、新闻、制度等功能，帮助员工及时了解企业的各类动态信息，加强沟通，通过文献知识的日积月累，提高知识的收集与共享能力，最终建成企业的知识中心。有了这个基础，可以大大提高知识的复用率，降低员工重复工作的成本，提升工作效率。

客户关系管理

“客户私有化，资料太分散；跟单不清楚，销售难预测”，对于很多中小型企业来讲，往往只注重签单客户，而忽视潜在客户管理，没有建立一个客户管理机制，客户资料残缺不全，一般只有基本信息与交易信息，缺少交往信息与价值信息，造成了企业与业务员之间严重的信息不对称，一旦业务员离职，带走客户的可能性就非常大，即使没有带走，由于客户资料不全，接手的业务员也几乎是从头再来，很难维持客户的原有满意度，最终也造成了客户的流失。

客户管理平台可以提供客户资源管理，消灭信息孤岛，让客户成为企业资产，全面提升客户价值，将客户关系管理思想贯穿到员工的日常工作中，潜移默化地提升员工的客户意识，此时客户也不仅仅只是基本信息，还包括了交往信息、交易信息、价值信息。有了这个基础，客户资源私有化的问题就可以有效解决，留住老客户，降低客户流失率。

另一方面，通过业务机会管理功能，主管随时可以查询到各个阶段的机会，了解到各个业务机会的进展情况，了解到当前销售的预期收入，销售进度一目了然；从机会漏斗可以及时了解到各个阶段的预期收入，以及累计的预期收入，从而可以比较真实地进行销售预测，同时从各个阶段的对比，可以了解到哪个环节出了问题，及时采取措施。

物流一体化

“库存利用低，资金占用大”，这是库存数据不准确而导致盲目采购的结果，在缺乏规范管理的情况，再加上品种多数量大，仓管员往往是看得见就有，看不见就找，找不到就买，没有实现进销存一体化管理，这种情况很容易发生。

进销存一体化平台，真正实现了见单收发货，采购及销售的出入库申请审批通过后，自动提交给仓管员，双击申请单就可以生成一张出入库单，保存记账后自动更新库存，在这过程仓管员只需要点击两次鼠标而已，完全避免了以前录入出入库产品明细的繁重工作，确保了货品登记的及时准确。而销售部门想要查询库存，只需进入库存查询模块，就可以实时查询到正确的库存数据，不用再为库存不准的问题而烦恼；采购部门可以根据库存缺货量及时补货，避免了盲目采购。

二、支持管理变化的功能

中小型企业普遍处在初创期与立足期，实行精细化管理，不可能一蹴而就，急于求成的做法会损害中小型企业的健康成长，特别是在企业初创期，太过复杂的管理不仅无助于企业的发展，而且会束缚创业者和员工的手脚，这就要求管理软件要能够适应中小型企业的管理需求的变化，满足中小型企业从粗放式管理到精细化管理的渐变过程。精细化管理是一个变化的过程，精细化程度主要体现在管理要素的变化、管理流程以及管理授权的变化。

界面自定义

软件各个文件单据界面中的字段，体现出企业管理的要素，而排列顺序则体现出其重要程度。中小型企业在初创期，往往对资料只是简单记载，并不会要求详细，但随着企业的发展，对资料的详细程度逐步增加，管理越来越细，软件的单据界面需要适应这种变化，例如客户档案刚开始只是名片记录，后来需要增加客户的经营状况、信用情况、行业地位等等资料。

界面自定义就是专门用于适应管理要素变化的功能，通过自定义功能，轻松实现业务档案的可伸缩性，企业可以根据自己的管理特点及变化，随时调整档案界面，来适应自己管理上的变化。

审批流及进销存流程自定义

审批流程体现了企业业务管理流程，随着业务不断发展以及组织机构的调整，管理流程也在不断变化，例如订单审批权限，原来是10万元以上需要总经理审批，有可能调整为10万-20万由主管副总审批，20万以上才由总经理审批；而业务流程，例如进销存流程主要由岗位设置所决定，对于门店式销售或者规模较小的时候，往往是由一个人同时负责销售开单以及出入库，当企业有一定规模时，销售与库存两个职位能往往是分开人来执行的。

审批流程自定义功能，让用户可以为业务档案定义审批流程，设置审批条件、审批环节、以及参与审批的角色，而且可以随时更改流程来适应管理需要；而进销存流程自定义，让用户可以自由定义销售发货单或者采购退货单审批通过是否直接扣库存，采购到货单或者销售退货单审批通过是否直接加库存，系统根据设置决定是否自动生成出入库单，扣除或者增加库存，满足不同规模企业的管理需求。

权限自定义

权限定义体现了企业的管理授权。企业各个岗位的职权，在不同的阶段有所不同，并非一成不变，例如副总经理，一开始职权是全部权限，但随着企业不断发展，设置了不同类型的副总经理，像管财务人事的副总，管理销售的副总，此时职权肯定发生了变化，这就要求软件在权限设置方面要满足这种变化，否则数据就会有较大的风险性，特别是敏感数据有可能外泄，这最终将导致软件无法继续应用。

权限自定义功能，灵活地支持企业的安全策略，对企业的变化有很大的伸缩性，用户可以根据实际需要，定义多种权限方案来保障企业数据的安全，适应企业在管理授权上的变化。

三、结束语

大型企业普遍采用ERP项目定制的方式来实现精细化管理，与上面提到中小型企业相比，增加了生产环节管理；而国外大型企业更是通过供应链管理，实现了整个上下游的运营效率全部提升，但这些对于国内广大中小型企业来说还缺乏应用基础，这也是ERP在国内中小型企业实施成功率偏低的原因。中小型企业是以销售为核心的业务管理体系，一般应用客户关系管理、进销存、办公自动化等，越来越多的管理软件厂商也认识到这一情况，UNT(联合网络)作为先行者，在2005年就成功研发出针对中小型企业精细化管理的软件“E系统”，并率先在2006年推向市场，引起了市场的热烈反响，满足了广大中小型企业从粗放式管理到精细化管理的需求，得到了广大用户的认可。

“E系统”的实践成功，吸引更多的优秀管理软件厂商加入这一行列，共同做大做强管理软件市场，帮助中小型企业实现精细化管理，推动中小型企业管理进步。

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关于UNT

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