『管理易』非常贴合广告制品制作企业应用，从安装到使用都考虑到产品的易用性，“易用才是硬道理”，易用才能让产品充分发挥功效，这也就是我们产品取名为『管理易』系列的原因。接下来，我们简明扼要地介绍如何应用『管理易』，让大家更深入地了解到『管理易』的易用、实用、好用等特性。
『管理易』从业务接单、设计、制作加工、送货、收款等整个流程对广告制作企业进行规范管理，要让『管理易』发挥更大作用，需要企业进行相应的数据准备、权限分配、以及流程规范。
1、数据准备
基础数据是否正确完整，很大程度决定了整个系统数据的价值，特别是客户资料，如果没有相应规范，员工录入客户资料时随意，客户档案就没有什么利用价值，信息创造的价值就大打折扣。
基础资料包括了产品档案、制作类型、职员、客户、单位等级、单位类别、地区等，在定义客户档案之前，需要三类基础数据定义，作为查询筛选及开单参考的依据：
- 单位等级：区分客户的重要性，例如 A 级、 B 级、 C 级
- 单位类别：区分客户的性质，例如广告公司、大客户、散客
- 地区：区分客户所在区域
客户档案中详细的公司名称、电话、传真、地址、联系人等资料，这些资料都会在开业务单时使用到，也是公司对客户资源的积累。
2、权限分配
系统权限划分是员工岗位职责的反映，企业根据管理需要，分配给相应员工使用权限。『管理易』权限设置忠实地反映了企业内部分工，如果职责不清，管理混乱，那么在应用『管理易』时就要先理清岗位职责，然后通过『管理易』把这种授权固化下来，从而提升企业管理水平。
3、流程规范
『管理易』汇聚了数百家广告制作企业管理精髓，不只是对企业原有流程的电子化，而是通过信息化手段对企业管理水平的一种提升，满足企业管理能力不断提升的要求。『管理易』将改善企业的业务流程，同时也改变了员工业务操作模式。
1) 业务接单
原来业务流程
门店接到客户订货后，手工填写一式几联的业务单，一联给客户，其它各联给相应岗位。 |
管理易
门店接到客户订货后，如果是新客户，首先要在系统中客户建档，然后在系统中开业务单，电脑打印出来后，一联给客户，一联送财务。 |
2) 设计
原来业务流程
设计人员根据业务单要求及客户传过来的设计文件，用 photoshop 或者 coredraw 加工处理后，把文件发给主管审核。 |
管理易
设计人员根据业务单要求及客户传过来的设计文件，用 photoshop 或者 coredraw 加工处理后，把文件上传到系统中，设计文件自动与业务单关联起来，自动归档，下一次可以随时查找出该客户的图样。 |
3) 审核
原来业务流程
主管检查业务单及设计文件，确认后通过 QQ 把文件发到工厂制作。 |
管理易
主管在系统中查看业务单，下载查看设计文件，确认无误后点击审核，业务单自动传递到工厂，工厂那边就可以实时收到要制作的业务单。 |
4) 工厂接单生产
原来业务流程
工厂每天下午根据要制作的业务单、交货日期及当前制作情况，制订第二天的制作计划。手工填写的每日制作计划及业务单将发到相应的车间班组进行制作。每天制作完成后，将制作计划表传真到门市及相关部门，让管理层及相关人员了解制作进度。 |
管理易
工厂可以随时在系统查看要制作的业务单，下载业务单的设计文件，在系统中制订第二天的制作计划，电脑打印出来后交到相应车间班组制作，每日后由车间文员在系统中登记完成情况。门市部通过系统就可以了解到业务单的制作安排情况，不用电话传真沟通，管理层随时可以查阅工厂的制作情况。 |
5) 完工质检
原来业务流程
当业务单制作完工后，质检部门对成品进行检验后，通知出货部门发货。 |
管理易
当业务单制作完工后，质检部门对成品进行检验后，在系统中将业务单标记为完工状态，门市通过系统就可以知道业务单是否已完成。 |
6) 送货
原来业务流程
出货部门手工开送货单，根据业务单的提货要求送货。 |
管理易
出货部门在系统中根据业务单开出送货单，系统自动登记该业务单的送货记录，门市通过系统就可以了解到业务单的送货情况。 |
7) 收款 / 对账
原来业务流程
财务部门首先要统计找出未结清的业务单，如果是月结客户，还要从业务单中整理出当月的制作明细，作为对账单与客户先进行对账操作，然后再进行收款操作。 |
管理易
系统自动生成客户的对账单，财务部可以打印，也可以导出文件。系统可以自动统计出哪些业务单没有结清，财务部可以随时查询，财务部进行收款操作时，系统自动将未收完款的业务单带出来，自动销账。管理层随时可以查阅到收款及客户欠款情况。 |
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